会議でこれだけはやったほうがよい３つのこと。
転職して1週間過ぎたわけですが、仕事の進め方にあまりのギャップがありに、どっから手をつけてやろうか思案中です。
とくに強く感じたのが会議に絡んだ仕事の進め方。
想像はしていたが、グダグダ。
いや、わかってたんですよ。
前職時代から、お客さんの内部会議見てても、そんなに質が高くないってことくらい。
会議屋的な文化があった会社に居たからこそ、こんなこと言えるんだってことも。
でも、たいした労力無くできて、会議の質が上がるんだから、これは言っておかなきゃいけない。
自分がオーナーとなっているような会議でやったほうがよいこと。
- 会議のゴールとアジェンダを明記した打ち合わせ資料を用意すること。
- NotePCを持ち込んで、議事録はその場で打ち込むこと。
- そもそも、2人以上の体制で臨むこと。
1．会議のゴールとアジェンダを明記した打ち合わせ資料を用意。
よくある光景。
開始前
- 何のために集まっているの？
- 何をどこまで決めればOKなの？
開催中
- あとどれだけ続くの？
- 今話していること、重要なの？
開催後
- 結局、必要なことは決まったの？
- この話をするために集まったんだっけ？
ゴールとアジェンダが提示されていない会議の典型的な心象風景ですね。
紙1枚で済む内容です。
できることなら、紙に書くなどして見えるところにずっと張り出しておくとよいです。
話の始めに、「このテーマに集中したいんですっ」、ということで、ゴールとアジェンダを確認。
話が脱線したら、「そもそも何決めにきてるの？」ということで、ゴールとアジェンダを確認。
締めくくりの際に、「遣り残したことはあったかな」ということで、ゴールとアジェンダを確認。
話の仕切りのテクニックとか、そんなにいらない。
これだけのことで、ずいぶんと差がでます。
2．議事録担当者がNotePCを持ち込んで、その場で打ち込むこと。
ひたすら手書きでメモしてて、さらにそれを電子化という二度手間。
ムダですね。
議事録担当者がはっきりしないので、みんなそれぞれ手元に記録することに集中して、議論に意識が行ってない。
ムダですね。
ノートに書くのは、図解系の板書だけにしましょう。
できることなら、板書は印刷対応ホワイトボードかフリップチャート等を利用して。
書いたことを消してからでないと書けないようなホワイトボードだと、
前に書いたことに振り返れない。「あれなんだっけ？」
ムダですね。
板書ツールについては、「３つのこと」の１つに入れてもいいくらいなのですが、
環境とか予算のハードルが最も高いので降格。
（ほんとは、そーいう問題じゃないんだけど。）
とりあえず社内の会議から実践してみましょう。
セキュリティ意識過剰時代につき、客先に「NotePCが持ち込めない」なんて事情もあるかと思います。
住みにくい世の中ですね。
そこで発生する非効率については、お客に対価を負担してもらいましょう。（違う？）
3．そもそも、2人以上の体制で臨むこと。
自分がオーナーであるような会議に1人で出て行くと、何かと大変。
進行、板書、議事録を全部こなすのは相当の労力が要ります。
そして、その会議で使用する資料／討議結果の反映版資料を正しく内部レビューできる相手もいないので、品質面にも影響が出る。
そういう観点からすると、社内SEとかにありがちな１人１案件体制ってのは、２人組で２案件こなす、というほうがいいんじゃないかと思う。*1
体制の問題なんで、上司や同僚とよく相談してください。
おまけ：打ち合わせ資料はプレゼンソフトで作成、プロジェクターで投射する。
紙で打ち出した資料を配るのはいいんだけど、それしかないと、資料ばっかりに集中してしまって、説明している場所を正確に伝えられなかったりするしね。
前に移して、ちゃんとしたプレゼンテーションスタイルを採ると、会議全体の集中力が上がります。
プレゼンターもプレゼン慣れする副次的効果もあったり。
あと、説明資料上、訂正がある場合は、その場で直してしまうと、認識の相違が減って効果的。*2
となると、プロジェクタ投影と相性がいいのは、どうしてもパワポになってしまうんですね。
wordだと基本縦書きなので見切れてしまうし、フォント小さ目に書いてしまうから読み取りにくいし。
excelだと、さらにそれがひどくなる。
word、excelを使うときも、A4横枠を意識しながら作ると、投射でも印刷でもあとあと困らなくてよいです。
最後に
この手の話は、「会議術」とか「ファシリテーション」とか、そんなタイトルがついた本を読めばフツーに書いてあることです。
で、それをまた、「そんなんできるかいな」という反応を示すところもあれば、フツーにやっているところある。
大上段に構えず、手をつけやすそうなところからやってみて、小さな成功体験積んでいくことですね。
