情報の共有度を判定
今日*1もどこかで、悲鳴が聞こえる。
「資料ねーのかよー」
「いくつか資料見つけたけど、どれが正しいのかわかんねー」
はい。私のここ１ヶ月の悲鳴です。ごめんなさいごめんなさい。
というわけで、今回は、情報共有のための資料に関するお話。
情報共有度、あるいは資料化度を強引にレベル分けすると、こんな感じになるんじゃないかと思ってます。
| Lv | 状態・状況 |
| Lv.0 | 何も残ってない。 |
| Lv.1 | テキストレベルのメモ書きが散乱。 |
| Lv.2 | Word、Excel、PowerPointなどで図解も交えて想い想いに資料と呼べるレベルのものを書いたものが散乱。 |
| Lv.3 | 資料と呼べるレベルのものがかき集められている。が、必要な情報がどの資料に書いてあるかわからない。 |
| Lv.4 | 資料と呼べるレベルのものがかき集められている。が、似たような資料が複数あり、どの情報が最新かわからない。 |
| Lv.5 | 資料と呼べるレベルのものがかき集めらいて、あまり情報の重複もない。が、体系的でない。 |
| Lv.6 | 資料が体系的に整備されていて、必要な情報がどこにありそうかメドが付く。 |
構造化して管理しているほうがレベルが高いもの、と評価しますが、これには異論もあるかと思います。
きわめて個人的な見解を示すと、
「全文検索エンジンを入れるから、階層管理しなくていい、というのは欺瞞」だと思ってます。
なので、GMailは使いにくくて嫌いです。*2
全文検索エンジンを入れたところで、
情報の重複やモレが引き起こす問題を根本的に解消するわけではないですからね。
見つけやすくなる、というだけ。
みつかったそれが正しい資料だったかどうかは別問題だし、
そもそも全文検索ってのは、唯一のものを探すのではなく、
「それらしいいくつか」を探すための技術ですから。
さて、ちょっとずつ触れていきましょう。
Lv.1までは、論外。
Lv.2くらいで止まっている現場、結構多いんじゃない？
Lv.3、Lv.4あたりは、
わかる人＝参照しなくても済むレベルで理解している人にしか、
探し方がわからない、それが本当に正しい資料なのかわからない、という感じですかね。
Lv.5は、ファイルの版管理システムとか入れるとたどり着きやすい。
版管理のシステム入れるとした時点で、「設計書_最新版.doc」とか、
アホなネーミングのファイル作るアホが激減するから。
ただ、せっかくシステム入れても、とにかくファイルかき集めただけ、なんて運用になることは往々にしてあるもんだ。
また、当然のことだけど、版管理システム必須ぢゃない。
ファイルサーバでの運用でもちゃんとできるよ。
いろいろな会社に出入り（請負･派遣だったり、転職だったり）すると実感しますが、、Lv.5とLv.6の差は、意外と大きいです。
プロジェクトの資料が、どの案件でも同じ体系で整理されていると、必要としている資料がどこにあるのかすぐに見当がつきますし、
逆に、この体系で管理しているということは、「こういう情報はなさそうだな」という見当も付つやすいのです。
これが、体系的でないと、全体像が見えないので、「あるのかないのかわからない」という状態のまま、
目的としている情報を探すべく資料をあたりまくることになります。
論理的思考について、本もたくさん出ているし、研修なんかもたくさん開催されていますが、
組織的行動に結びついているかどうかって、こういうところにも現れますね。
体系化することによって、ヌケ、モレ、ダブリがわかりやすい。
ただ情報をかき集めていると、場当たり的になりやすい。
結果、ポテンヒットのようにポトリと落ちてくるタスクでやられてしまう。それも何度も。
そうかと思うと、守備範囲がかぶっていて衝突したりお見合いポトリしたり。
論理論理と追い込むのは好きじゃないタチの私ですが、こういうところには活かして行きたいと思うわけです。
でも、Lv6とかになると、情報の管理が構造化されているがゆえに、この構造のテンプレからあぶれてしまう情報を
どこに管理したらよいか悩むことになったりするんです。
そんなときこそ、その他フォルダ＋検索ちゃん活用、なんですかね。まだ答えが見つかってません＞＜
